Македонските компании се подготвуваат за новиот систем е-Фактура (e-faktura) на Управата за јавни приходи. Наместо фактурите да се разменуваат само како хартиени или PDF документи, новиот систем овозможува нивно електронско креирање, испраќање, прием и обработка.

Ако имате фирма, сега е добар момент да го тестирате системот и да ги подготвите лицата кои ќе работат со фактурите.

За корисниците на Zemi.mk, македонски хостинг провајдер и официјален регистрар за .mk домени, подготвуваме и дополнително решение. Gendox наскоро ќе им биде достапен бесплатно на корисниците на Zemi.mk, а во неговиот развој ја следиме и новата е-Фактура инфраструктура на УЈП.

Во овој водич едноставно ќе објасниме што треба да направи една фирма за да започне со тестирање на е-Фактура.

Што е е-Фактура?

е-Фактура е новиот систем на УЈП за електронска размена на фактури.

Тоа не значи само дека наместо хартиена фактура ќе испратите PDF по е-пошта.

Фактурата се создава и обработува како електронски документ во системот, а преку е-Фактура може да се следи целиот процес: креирање, испраќање, прием, прифаќање, одбивање и сторнирање на фактура.

УЈП во моментов има тест-платформа преку која компаниите можат да го испробаат системот пред неговата целосна примена.

Што ви е потребно за да започнете?

За основно тестирање не ви е потребен посебен ERP систем или ИТ оддел.

Потребни се:

1. лице кое ќе работи со е-Фактура;
2. пристап до системот на УЈП;
3. соодветна привилегија за е-Фактура;
4. валиден квалификуван дигитален сертификат;
5. компјутер од кој ќе се користи системот.

Ако имате сметководител, најпрво договорете се кој ќе работи со е-Фактура: управителот, вработен во фирмата или сметководителот.

ЧЕКОР 1: Одредете кој ќе работи со е-Фактура

Прво одлучете кој ќе биде задолжен за фактурите.

На пример:

• управителот;
• вработен во администрација;
• лице од финансии;
• интерен сметководител;
• надворешно сметководствено биро.

Не е добра практика сите во фирмата да користат ист пристап.

Најдобро е секое лице кое треба да работи со системот да има сопствен пристап и соодветно овластување.

ЧЕКОР 2: Проверете дали лицето има кориснички пристап до УЈП

Лицето кое ќе работи со е-Фактура треба да биде регистрирано како корисник во електронските системи на УЈП.

Ако лицето веќе користи електронски услуги на УЈП, овој дел најверојатно веќе е завршен.

Ако не е регистрирано, прво треба да се направи регистрација.

Кај физичките лица проверете дали во корисничкиот профил е дозволено примање овластувања од други корисници.

Ова е важно кога, на пример, фирмата сака да овласти свој вработен или сметководител да работи во нејзино име.

ЧЕКОР 3: Отворете ја страницата за регистрација и привилегии за е-Фактура

УЈП има посебна тест-страница за регистрација и доделување привилегии за е-Фактура.

Во официјалната документација на УЈП побарајте го делот:

„Регистрација и доделување привилегии“

Отворете ја страницата и најавете се со корисникот кој има право да управува со овластувањата на фирмата.

ЧЕКОР 4: Изберете ја фирмата

По најавувањето, изберете го правното лице за кое сакате да поставите пристап.

Ако сте управител или овластено лице за повеќе фирми, внимателно проверете за која фирма ги доделувате привилегиите.

Ова е важно бидејќи овластувањето за е-Фактура се однесува на конкретен даночен обврзник.

ЧЕКОР 5: Додадете го лицето кое ќе работи со е-Фактура

Следниот чекор е да го изберете или додадете лицето кое треба да добие пристап.

Тоа може да биде вашиот вработен, сметководител или друго овластено лице.

Внесете ги податоците кои ги бара системот.

Ако системот не може да го пронајде лицето, проверете:

• дали лицето има кориснички профил;
• дали се внесени точните податоци;
• дали во профилот е дозволено примање овластувања.

Откако лицето ќе биде препознаено од системот, продолжете со доделување на правата.

ЧЕКОР 6: Доделете привилегија за е-Фактура

На лицето треба да му биде доделена привилегијата за користење на системот е-Фактура.

Изберете ја соодветната привилегија и зачувајте ги промените.

Со ова сте определиле кое лице смее да пристапува до е-Фактура во име на фирмата.

Важно е да се направи разлика меѓу две работи:

овластување значи дека лицето има право да работи во име на фирмата;

дигитален сертификат служи за потврдување на идентитетот и електронско потпишување.

Затоа по доделувањето на привилегијата има уште еден важен чекор.

ЧЕКОР 7: Подгответе квалификуван дигитален сертификат

Лицето кое ќе работи со е-Фактура треба да има валиден квалификуван дигитален сертификат.

Ако веќе користите сертификат за електронско потпишување документи или за други електронски услуги, проверете дали сертификатот е важечки.

Проверете:

• дали сертификатот е валиден;
• дали е достапен на компјутерот;
• дали се инсталирани потребните компоненти;
• дали корисникот може успешно да потпишува електронски документи.

Ако сертификатот е истечен, обновете го пред да продолжите.

ЧЕКОР 8: Отворете ја тест-платформата е-Фактура

Откако ќе биде доделена привилегијата, овластеното лице треба да ја отвори тест-платформата за е-Фактура.

Линкот до тест-платформата е објавен во официјалната документација на УЈП.

Најавете се како овластеното лице.

ЧЕКОР 9: Регистрирајте го дигиталниот сертификат

При првото користење на тест-системот потребно е да го регистрирате валидниот квалификуван дигитален сертификат.

Следете ги инструкциите што ги прикажува системот.

Ако системот бара дополнителна компонента или додаток за прелистувачот, користете ги исклучиво компонентите наведени во официјалната документација на УЈП.

Не инсталирајте случајни „е-Фактура“ додатоци пронајдени преку интернет.

ЧЕКОР 10: Креирајте ја првата тест е-Фактура

Кога пристапот и сертификатот се поставени, можете да започнете со тестирање.

Најдобро е прво да креирате едноставна фактура.

Подгответе:

• податоци за вашата фирма;
• податоци за купувачот;
• назив на производот или услугата;
• количина;
• цена;
• даночна стапка;
• датум;
• други податоци кои ги бара системот.

Внесете ги податоците и креирајте тест е-Фактура.

Пред испраќање уште еднаш проверете ги податоците.

ЧЕКОР 11: Испратете ја тест-фактурата

Кога фактурата е подготвена, следете ја постапката во системот за нејзино потпишување и испраќање.

Целта во оваа фаза е да го научите процесот.

Не тестирајте само дали можете да креирате документ. Проверете го целиот тек од почеток до крај.

ЧЕКОР 12: Проверете ги примените фактури

е-Фактура не се користи само за испраќање фактури.

Преку системот ќе можете да имате увид и во фактурите кои ги примате.

Затоа проверете каде во системот се прикажуваат:

• примените фактури;
• испратените фактури;
• статусот на фактурата.

Ова е важен дел од секојдневното користење на системот.

ЧЕКОР 13: Тестирајте прифаќање и одбивање

Кога ќе добиете тест-фактура, проверете како функционираат опциите за нејзино прифаќање или одбивање.

УЈП во тест-системот овозможува тестирање на овие процеси.

Добро е лицето кое во иднина ќе работи со влезните фактури да го испроба овој процес уште сега.

ЧЕКОР 14: Тестирајте сторнирање

Грешки при фактурирање се случуваат.

Затоа тестирајте и што се случува кога веќе креирана фактура треба да биде сторнирана.

Подобро е ова да го научите во тест-системот отколку првпат да го правите кога ќе имате реална фактура што треба итно да се коригира.

Не застанувајте на една тест-фактура

Откако успешно ќе ја креирате првата фактура, тестирајте неколку ситуации кои реално ги имате во вашата фирма.

На пример:

• обична фактура;
• фактура со повеќе ставки;
• различни даночни стапки;
• фактура за услуга;
• фактура за производ;
• прифаќање на примена фактура;
• одбивање;
• сторнирање.

Целта е пред вистинската примена да знаете како функционира процесот.

Проверете ги податоците за фирмата уште сега

Пред да започнете редовно да користите е-Фактура, проверете дали вашите деловни податоци се точни.

Особено проверете:

• назив на фирмата;
• ЕДБ;
• адреса;
• банкарска сметка;
• податоци за клиентите;
• податоци за добавувачите;
• даночни стапки;
• називи и цени на производите и услугите.

Ова е уште поважно ако користите сметководствен или ERP систем.

Погрешен податок што порано останувал само на една PDF фактура може да создаде проблем кога системите автоматски разменуваат структурирани податоци.

Што ако издавате само неколку фактури месечно?

Ако имате мала фирма и издавате мал број фактури, најверојатно нема потреба веднаш да размислувате за сложени интеграции.

Веб-апликацијата на УЈП е токму начин директно да го користите системот.

Најважно е навреме да:

1. го поставите овластеното лице;
2. ја доделите привилегијата;
3. го регистрирате сертификатот;
4. го научите процесот.

Што ако имате многу фактури?

Ако вашата фирма издава десетици, стотици или илјадници фактури, рачно внесување на секоја фактура во веб-апликација не е практично.

За таквите компании УЈП обезбедува API интеграција со е-Фактура.

Тоа значи дека вашиот ERP, сметководствен или друг деловен систем може директно да комуницира со е-Фактура.

На пример, фактурата ја креирате во системот што веќе го користите, а податоците електронски се испраќаат до е-Фактура.

Во тој случај контактирајте го вашиот софтверски провајдер и прашајте:

„Дали нашиот систем ќе биде интегриран со е-Фактура на УЈП?“

Ако развивате сопствен систем, користете ја техничката документација и API спецификациите објавени од УЈП.

Gendox и е-Фактура

Во Zemi.mk веќе работиме на следната генерација на Gendox, нашата деловна платформа која наскоро ќе биде достапна бесплатно за корисниците на Zemi.mk.

Идејата е фирмата на едно место да може да управува со своите клиенти, деловни податоци, финансиски процеси, документи и фактурирање.

Во развојот на Gendox ги следиме официјалните спецификации и развојот на системот е-Фактура на УЈП.

Целта е едноставна: наместо корисникот рачно да ги внесува истите податоци во повеќе различни системи, што поголем дел од процесот да може да се автоматизира.

Како ќе изгледа конечната интеграција ќе зависи од финалните спецификации и правила на системот е-Фактура.

Бесплатно за корисниците на Zemi.mk

Zemi.mk е македонски хостинг провајдер и официјален регистрар за .mk домени, а Gendox е следниот чекор во проширувањето на услугите кои им ги нудиме на македонските компании.

Ако веќе го користите Zemi.mk за вашиот .mk домен, веб-страница или македонски хостинг, Gendox наскоро ќе ви биде достапен како дополнителна бесплатна алатка.

Од доменот и веб-страницата до дел од секојдневните деловни процеси на компанијата.

Кратка листа: што треба да направите денес?

Ако целиот текст погоре го сведеме на најважното, направете го следново:

1. Одредете кој ќе работи со е-Фактура.

2. Проверете дали тоа лице има кориснички пристап до електронските услуги на УЈП.

3. Отворете ја страницата на УЈП за регистрација и доделување привилегии.

4. Изберете ја вашата фирма.

5. Додадете го лицето кое ќе работи со е-Фактура.

6. Доделете му привилегија за е-Фактура.

7. Проверете дали лицето има валиден квалификуван дигитален сертификат.

8. Отворете ја тест-платформата е-Фактура.

9. Регистрирајте го сертификатот.

10. Креирајте тест-фактура.

11. Испратете ја.

12. Проверете ги примените и испратените фактури.

13. Пробајте прифаќање, одбивање и сторнирање.

Ако ги поминете овие чекори, веќе ќе имате добра практична претстава како функционира е-Фактура.

Каде се официјалните упатства?

УЈП има посебна официјална документација за проектот е-Фактура.

Во неа се објавуваат упатствата за користење, техничката документација, информации за регистрација и привилегии, како и упатства за API интеграција.

Бидејќи системот сè уште е во развој и тестирање, секогаш проверувајте ја најновата верзија на официјалните упатства пред да правите промени во вашите системи.

УЈП има објавено и посебен контакт за прашања и забелешки поврзани со тестирањето на е-Фактура.

Не чекајте до последниот момент

За повеќето мали фирми подготовката за е-Фактура не е комплицирана.

Најголемиот дел се сведува на правилно поставување на корисниците, овластувањата и дигиталниот сертификат, а потоа на кратко практично тестирање на системот.

Направете го тоа додека системот е во тест-фаза.

Ќе знаете кој има пристап, дали сертификатот работи, како се креира фактура и како изгледа целиот процес пред да ви стане дел од секојдневното работење.

А ако сте корисник на Zemi.mk, следете ги и нашите објави за Gendox. Платформата наскоро ќе биде достапна бесплатно за корисниците на Zemi.mk, а ја развиваме имајќи ја предвид и новата е-Фактура инфраструктура во Македонија.